2023年3月8日，中国正式加入《取消外国公文书认证要求的公约》（又称《海牙公约》），2023年11月7日正式生效实施。公约生效后，大大方便了外籍人士跨国使用文书。对于境外人士的委托律师的流程亦发生一定变化。此前笔者已办理一起在美华侨的诉讼案件，近期刚好又有侨居在新西兰的中国公民需要委托笔者进行诉讼，现就以新西兰为例简单介绍一下办理海牙认证的具体流程：
一、准备材料
如委托律师进行诉讼，通常需要准备的材料有：《委托书》《民事起诉状》、护照复印件等。《委托书》《民事起诉状》等诉讼相关材料律师会事先准备发送给当事人。
需要注意的是，由于国内部分法院对文书形式有一定要求，相关材料最好是A4纸打印，相关签字亦最好使用黑色水笔签写。
二、办理文书公证
境外当事人在办理附加声明时应事先了解哪些文件需要事先进行文件公证，文件范围及要求可于新西兰政府官网搜索Authentication Unit document requirements进行查询。
经了解，办理文书公证必须由新西兰公证员进行办理，不能由治安法官及律师进行办理。当事人可以通过新西兰公证员查询网址：https://notarypublic.org.nz/，查询居住地附近的公证员并预约进行办理。
最后，办理附加证明书的文书需要进行翻译，可选择自行翻译或新西兰内政部帮忙翻译。若自行翻译，则已翻译文书也要先经过公证员公证；若内政部帮忙翻译，则在办理附加证明书时可在表格内提交申请，需缴纳一定费用。
三、办理海牙认证（附加证明书）
不同国家有不同的办理机构，例如美国居民个人及州政府出具的文件，是由州务卿进行海牙认证，而联邦政府出具的文件，则由美国国务院进行海牙认证。因此当事人在办理相关手续前，需要了解到所在国办理海牙认证的机构。至于具体的办理流程，需当事人向相关机构进行详细咨询。以新西兰为例，新西兰内政部是办理新西兰附加证明书的主管机构，新西兰政府官网内就已详细记载了如何在海外使用新西兰文书流程，其中包含办理文书公证及附加声明书的具体步骤，及内政部联系方式，内容可至www.govt.nz/authentications进行查询。
四、题外话：中国公民也必须按照海牙认证流程委托律师吗？
对于境外公民，适用海牙认证流程委托律师属无争议问题。但对于中国公民，根据《民事诉讼法》第六十二条第三款“侨居在国外的中华人民共和国公民从国外寄交或者托交的授权委托书，必须经中华人民共和国驻该国的使领馆证明；没有使领馆的，由与中华人民共和国有外交关系的第三国驻该国的使领馆证明，再转由中华人民共和国驻该第三国使领馆证明，或者由当地的爱国华侨团体证明。”实际上只需要根据领事馆出具证明文件既可以，并不需要进行海牙认证程序。但遗憾的是，《海牙公约》生效后，各大领事馆都以公约生效为由拒绝再办理公证手续，因此导致中国公民亦被迫只能按照海牙认证流程办理相应手续。对于这一问题，笔者在《《取消外国公文书认证要求的公约》发布后，领事馆就不能办公证委托了？》一文中亦详细阐述，感兴趣的朋友可以自行查阅。

福州律师蔡思斌